VOYAGE HOTELS KİŞİSEL VERİ İŞLEME VE GİZLİLİK POLİTİKASI

POLİTİKA’NIN AMAÇ ve KAPSAMI

Bu Kişisel Veri İşleme ve Gizlilik Politikası’nı (“ Politika ”), Voyag Turizm Otelcilik İşletmesi ve İnş. San. Ticaret A.Ş.ve MRA Turizm ve Otel İşletmeciliği A.Ş. (İkisi birlikte “ Voyage Hotels ” veya “ Şirket ” olarak anılacaktır.) olarak kişisel veri işleme faaliyetlerimize dair benimsediğimiz ilke ve değerler, uyguladığımız metot ve prosedürler konusunda siz değerli misafirlerimiz ve paydaşlarımızı bilgilendirmek amacıyla oluşturduk.

Kişisel verilerin korunması, Voyage Hotels olarak temel ilke ve önceliklerimiz arasında yer almakta olup Voyage Hotels tarafından yürütülen faaliyetlerin niteliği gereği, tesis misafirlerimizden ve potansiyel misafirlerimizden elde edilen tüm kişisel verileri uluslararası bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak işlemekte ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“ Kanun ”) ve ilgili mevzuattan kaynaklanan bir hukuki sebep bulunmadıkça hiçbir suretle işlememekte ve aktarmamaktayız.

Kanun ve ilgili mevzuata tam uyum sağlamayı; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve aktarılmasını önlemeyi;bu kapsamda gerekli teknik ve idari tedbirleri almayı ve çalışanlarını söz konusu ilkelere uygun hareket etmeleri konusunda düzenli olarak bilgilendirmeyi temel ilke edinmiş bulunmaktayız.Bu doğrultuda, Kanun’a uyumun sağlanması amacıyla periyodik denetimler gerçekleştirilmektedir. Bu Politika, Voyage Hotels tarafından işlenen tüm Kişisel Veriler’in;elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve imha edilmesi, gerektiğinde güncellenmesi, aktarılması dahil olmak üzere her türlü kişisel veri işleme faaliyetini kapsamaktadır.Politika; misafirler, misafir adayları, çalışanlar, iş ortakları, tedarikçiler ve üçüncü kişiler dahil olmak üzere Şirket ile ilişkili tüm gerçek kişilere ait Kişisel Veriler’i kapsamakta olup bu Kişisel Veriler’in Kanun ve ilgili mevzuata uygun şekilde işlenmesine, korunmasına ve güvenliğinin sağlanmasına ilişkin usul ve esasları belirlemektedir.

TANIMLAR

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLE İLGİLİ TEMEL KURALLAR

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Voyage Hotels veya Veri İşleyenler olarak; Kanun’un 10. maddesinde yer alan aydınlatma yükümlülüğü ve “ Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ” hükümleri uyarınca, Kişisel Veri işlemeden önce veya en geç işlenmesi sırasında aşağıdaki hususlarda İlgili Kişiler’i aydınlatmakla yükümlülüğümüz bulunmaktadır. İlgili mevzuat uyarınca bildirilmesi gereken hususlar, ilgili kişi gruplarına özel hazırlanmış aydınlatma metinleriyle ilgili kişilere bildirilmektedir. Aydınlatmanın yapılmasında bir şekil şartı olmamakla birlikte, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispat yükümlülüğü Veri Sorumlusu olarak Şirket’e ait olduğundan, Kişisel Veri işleme süreci kurgulanırken aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini tevsik edici önlemler alınır. Bu önlemler aydınlatmanın yapılma yöntemine göre değişiklik gösterebilir (Örneğin, basılı evrak ile aydınlatma yapıldığı durumlarda İlgili Kişiler’den aydınlatma metninin sonunda imzası alınabilir, çağrı merkezinde sesli ortamda aydınlatma yapılması halinde ilgili ses kaydı saklanabilir veya dijital ortamlarda aydınlatma yapıldığı durumlarda aydınlatma yapıldığını kanıtlar dijital log kayıtları saklanabilir.).

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Voyage Hotels olarak Kişisel Veriler’in işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmekteyiz:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Kişisel verilerin işlenmesinde hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilir. Kişisel veriler hiçbir şekilde İlgili Kişi’nin bilgisi olmaksızın toplanmaz ve işlenmez ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde ve ilgili kişinin makul beklentilerini aşmayacak biçimde işlenir. Veri işleme faaliyetleri, ilgili kişiyi yanıltacak, zararına sonuç doğuracak veya haksız menfaat sağlayacak nitelikte ilerlemez. Bu ilke kapsamında, Kişisel Veriler açık ve şeffaf yöntemlerle işlenir; İlgili Kişi’nin güvenini zedeleyecek uygulamalardan kaçınılır.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma: İşlenen Kişisel Veriler’in doğru ve güncel olmasını sağlamak için Kişisel Veri işleme süreçlerinde gerekli tedbirler alınır. Kişisel Veriler’i işlenen İlgili Kişi’ye verilerini güncellemesi ve var ise işlenen verilerindeki hataları düzeltmesi için başvuruda bulunma imkânı tanınır.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Kişisel Veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla, kapsamı ve içeriği açıkça belirlenmiş, mevzuat ve iş süreçlerinin devamlılığını sağlamak için belirlenen meşru amaçlar dahilinde işlenir. Bu doğrultuda, Kişisel Veriler’in işlenmesi mevzuatı kapsamında için hazırlanan hukuki metinlerde belirlilik ve açıklık ilkesine uygun hareket edilmesine hassasiyet gösterilir. Şirket KVK dokümanında belirtilen veri işleme amacı, belirsiz, genel veya muğlak ifadeler içermez; İlgili Kişi’nin hangi amaçla verisinin işlendiğini anlayabileceği açıklıktadır.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Kişisel Veriler belirlenen amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir. Bu kapsamda veri minimizasyonu ilkesi uyarınca, Şirket, Kişisel Veri işlerken işleme amacı ile ilgili olmayan ve işleme süreci için işlenmesi gerekli/zorunlu olmayan hiçbir Kişisel Veri’yi işlemez. Amaç için gerekli olmayan veya aşırı veri toplanmasından kaçınılır.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Kişisel Veriler ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir. Bu süreler sona erdiğinde Kişisel Veriler’in işlenmesine son verilir ve Kişisel Veriler silinerek, yok edilerek veya anonimleştirilerek İmha edilir. Kişisel Veriler’in İmhasına ilişkin hususlar Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası ’nda belirlenir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

Kişisel Veriler, Kanun’un 5/2. ve 6/3. maddelerinde yer alan şartlar sağlanarak ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak Voyage Hotels ve Veri İşleyenler tarafından üçüncü taraflara aktarılabilir. Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i Kanun’un 5/2. ve 6/3. maddelerinde yer alan şartların sağlanması halinde, Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak Kişisel Veriler’i ve İlgili Kişi’nin açık rızası olmaksızın aktarabilir. Kişisel Veriler her zaman gizlilik içinde işlenir ve kişisel verilerin aktarılmasına yazılı ya da elektronik olarak rıza gösterilmediği veya Kanun’un 5/2. ve 6/3. maddeleri altında yer alan sebepler mevcut olmadığı ya da yasal olarak zorunluluk bulunmadığı sürece Şirket adına hareket etmeyen üçüncü taraflara hiçbir şekilde aktarılmaz.

Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8 ve 9 uncu maddeleri uyarınca, Kanun’da öngörülen veri işleme şartlarının varlığı ve gerekli güvenlik önlemlerinin alınması kaydıyla yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu kapsamda kişisel verileriniz, yeterli korumanın bulunduğu ülkelere veya yeterli korumanın bulunmaması halinde ilgili veri sorumlularının yeterli korumayı taahhüt ettiği ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından izin verilen ülkelere aktarılabilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ve AKTARIM ŞARTLARI (HUKUKİ SEBEPLERİ)

Kişisel Veriler ancak (i) ilgili kişinin “ Açık Rızası ” ile veya (ii) aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili Kişi’nin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili Kişi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

Bu maddede belirtilen işleme şartlarından herhangi birinin mevcut olmaması halinde Voyage Hotels tarafından Kişisel Veriler işlenemez, bu işleme şartlarından bir veya birkaçı başta mevcut olmasına rağmen sonradan ortadan kalkarsa ilgili Kişisel Veri işleme sürecine son verilir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarından, Şirket’in Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası’nda bahsedilmiştir. Özel nitelikli kişisel verileri özelinde; sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması 57] ve istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması durumları gözetilir.

ENVANTER’E VE VERBİS’E İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER

Şirket’in Kişisel Veri işleme süreçlerine ilişkin bilgilere Envanter’de yer verilir. Envanter belirli aralıklara incelenir ve gerekirse güncellenir. Şirket’in mevcut kişisel veri işleme süreçlerinde bir değişiklik olması halinde Envanter’de ilgili Kişisel Veri işleme süreci uygun şekilde güncellenir. Şirket’in yeni bir Kişisel Veri işleme sürecine başlayacak olması halinde ise ilgili Kişisel Veri işleme süreci Envanter’e uygun şekilde işlenir.

VERİ GÜVENLİĞİ’NE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER

Şirket, Kişisel Veriler’i işlerken; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amaçlarıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Voyage Hotels; Kanun’un 12. maddesine uygun olarak periyodik iç tetkikler gerçekleştirmekte ve raporlamaktadır. İç tetkik ile tespit edilen uygunsuzluklar ve riskler düzeltici faaliyet kapsamında değerlendirilerek önleyici faaliyetler uygulanmaktadır ve Veri İşleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA SÜRESİ VE İMHASI

Kanun’unun 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ’in 5. maddesi uyarınca Voyage Hotels Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası oluşturulmuştur. Kişisel verilerin saklanmasına dair usul ve esaslar, imha teknikleri bu politikada yer alır. Kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanmakta; mevzuatta açık bir süre bulunmaması halinde ise işleme amacı, sektörel teamüller, hukuki ilişkinin süresi, veri sorumlusunun meşru menfaati, olası risk ve yükümlülükler ile zamanaşımı süreleri dikkate alınarak belirlenen süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu sürelerin sona ermesiyle birlikte kişisel veriler mevzuata uygun şekilde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel Veriler’in işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Voyage Hotels tarafından belirlenen saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; Kişisel Veriler, yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya Kişisel Veri’ye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanmaya devam edilir. Bu süreler, ilgili hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Voyage Hotels’e yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenir. Bu durumda, Voyage Hotels tarafından saklanan Kişisel Veriler’e herhangi bir başka amaçla erişilmez ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra Kişisel Veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Kişisel Veriler imha edilirken Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda yer alan kural ve talimatlara uygun hareket edilir.

KİŞİSEL VERİ İHLALİ HALİNDE ALINACAK TEDBİRLER

Voyage Hotels tarafından, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak işlenen Kişisel Veriler’in kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde uygulanmak üzere Kanun ile uyum içerisinde ilgili şirket içi prosedürde yer alan kurallar ve talimatlar hazırlanmıştır.

İLGİLİ KİŞİ HAKLARI ve İLETİŞİM

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

İLGİLİ KİŞİ HAKLARI

İlgili kişi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışındaki kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

İLGİLİ KİŞİ BAŞVURUSU ve İLETİŞİM

Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin Şirket ’e Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan şartlara uygun şekilde (dilerseniz Sitemiz’de yer alan “İlgili Kişi Başvuru Formu”nu eksiksiz ve doğru şekilde doldurarak) başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı, aşağıda sayılan yöntemlerden herhangi birini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz:

GÜNCELLEME]

Voyage Hotels , Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurul kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda veya herhangi bir nedenle ihtiyaç duyması halinde bu Politika’yı değiştirebilir, güncelleyebilir.]